Cloud alebo vlastný server: čo sa oplatí malej firme

Otázka, či dáta a aplikácie držať na vlastnom serveri alebo v cloude, sa v malých firmách vracia pri každej väčšej zmene: keď doslúži starý server, keď pribudnú ľudia pracujúci na diaľku alebo keď účtovníčka chce prístup k systému aj z domu. Odpoveď nie je univerzálna. Cloud nie je automaticky lacnejší a vlastný server nie je automaticky bezpečnejší. Rozhodnutie stojí na troch otázkach: kto sa o riešenie bude starať, čo sa stane pri výpadku a aké budú celkové náklady za niekoľko rokov, nie za mesiac.

Čo cloud malej firme naozaj prináša

Najväčšia výhoda cloudu nie je cena, ale to, že firma nemusí riešiť veci, na ktoré nemá ľudí. Aktualizácie, zálohovanie, náhradný hardvér, chladenie, záložné napájanie a fyzickú bezpečnosť rieši poskytovateľ. Firma s desiatimi ľuďmi bez vlastného správcu IT si tieto činnosti buď kupuje externe, alebo ich nerobí vôbec, a práve to druhé je bežnejšie, než sa priznáva.

Druhá výhoda je pružnosť. Kapacitu možno zväčšiť alebo zmenšiť podľa potreby a platí sa priebežne, takže začínajúca firma nemusí investovať do železa, ktoré využije naplno až o dva roky. Tretia je prístup odkiaľkoľvek, čo je pri práci z domu alebo z terénu prakticky nutnosť. Cena za to je závislosť od internetového pripojenia a od poskytovateľa: mesačné platby sa nikdy neskončia a pri zmene dodávateľa treba dáta presťahovať. Pri výbere poskytovateľa si preto overte, kde fyzicky ležia dáta a či zmluva spĺňa požiadavky na ochranu osobných údajov; pre firmu v EÚ je najjednoduchšie držať dáta v európskych dátových centrách.

Kedy má vlastný server stále zmysel

Vlastný server sa oplatí vtedy, keď firma pracuje s veľkým objemom dát lokálne, napríklad výrobná firma s meracími zariadeniami, grafické štúdio s terabajtmi súborov alebo firma, ktorá má zo zmluvného alebo regulačného dôvodu držať dáta vo vlastných priestoroch. Ďalším dôvodom je stabilná, predvídateľná záťaž: ak sa nároky roky nemenia, jednorazová investícia môže byť lacnejšia než trvalé mesačné platby. Podmienkou však je, že sa o server niekto stará, a to znamená:

• pravidelné aktualizácie operačného systému a aplikácií,
• zálohovanie na iné miesto, než je server sám, a občasnú skúšku obnovy,
• záložný zdroj napájania a plán, čo robiť pri poruche disku alebo zdroja,
• zabezpečený vzdialený prístup, nie otvorený port do internetu.

Ak firma na tieto veci nemá človeka ani zmluvu s externým správcom, vlastný server sa stáva rizikom, nie úsporou. Server v rohu kancelárie, na ktorý sa roky nikto nepozrel, je najčastejší obraz, s akým sa pri malých firmách stretávame. Väčšina bezpečnostných incidentov v malých firmách nezačína sofistikovaným útokom, ale neaktualizovaným systémom alebo podvodným e-mailom, ktorému niekto uveril.

Ako porovnať náklady poctivo

Porovnanie ceny cloudu a vlastného servera zlyháva najčastejšie na tom, že sa porovnáva mesačný poplatok s cenou hardvéru. Do nákladov na vlastný server patrí aj elektrina, licencie, náhradné diely, čas správcu, zálohovacie úložisko a výpadky, počas ktorých firma nepracuje. Do nákladov na cloud zase patria poplatky za prenos dát von zo služby, rast úložiska, ktoré nikto nemaže, licencie na používateľa a práca s nastavením prístupových práv. Spočítajte oboje na rovnaké obdobie, ideálne na dobu, po ktorej by ste server vymieňali, a až potom porovnávajte. Výsledok často prekvapí oboma smermi.

Kombinácia býva najrozumnejšia

V praxi väčšina malých firiem skončí pri kombinovanom riešení. E-mail, kalendáre, zdieľané dokumenty a fakturácia bežia v cloude, pretože ide o hotové služby, ktoré netreba spravovať. Špecifické aplikácie, veľké dátové súbory alebo systémy napojené na výrobu zostanú lokálne. Dôležité je, aby toto rozdelenie bolo vedomé a zdokumentované, nie výsledkom náhodných rozhodnutí v priebehu rokov.

Pri rozhodovaní si spíšte, ktoré systémy firma používa, kto k nim potrebuje prístup, čo sa stane, keď budú deň nedostupné, a koľko stojí ich prevádzka vrátane ľudskej práce. Z tejto tabuľky zvyčajne vyplynie odpoveď sama. Ak práve začínate so systematickou zmenou vo firme, pomôže vám aj náš návod na digitalizáciu firmy krok za krokom, kde cloud a server zapadajú do širšieho plánu.